Update Kassenführung
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Das Ziel: Steuerbetrug an manipulierten Kassen soll zukünftig wirksamer bekämpft werden. Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
• Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Der DIHK konnte jedoch gemeinsam mit den IHKs erreichen, dass Unternehmen durch eine sog. Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung/Implementierung einer TSE erhielten.
• Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
• Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
• 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
• Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Ob ein System die neuen Anforderungen des Fiskus erfüllt, weiß in der Regel der Kassenhersteller oder der Steuerberater.
Wegen der besonderen Relevanz, insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen, wurden die wichtigsten Grundlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systemen) als auch bei offenen Ladenkassen in der Linksammlung zusammengefasst, erläutert und mit den entsprechenden Quellenangaben versehen.
Cloud-TSE: neue Anbieter und aktualisierter Praxisleitfaden
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat nunmehr eine weitere Cloud-basierte TSE-Lösung (Fa. Swissbit) zertifiziert. Aufgrund dessen wurde die “Praxishilfe für Unternehmen” (siehe Linksammlung) mit weiteren Erläuterungen und konkreten Hinweisen in der Version 2.0 (März 2021) bereitgestellt. Unternehmen sollten dringend mit ihrem Cloud-TSE-/Kassenhersteller Kontakt aufnehmen und ggf. eine Antragstellung gem. § 148 AO mit ihrem Steuerberater abklären.
Unternehmen, die - anstelle einer Hardware-TSE - eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer elektronischen Kassen(systeme) verwenden möchten, können nunmehr auf drei Cloud-TSE-Lösungen zurückgreifen (Deutsche Fiskal/D-Trust und Swissbit). Zwei weitere Anbieter befinden sich noch im Zertifizierungsverfahren (A-Trust und fiskaly).
Wichtiger Hinweis:
Es ist erforderlich, dass die zertifizierte Cloud-TSE in einer besonders geschützten „Anwenderumgebung“ betrieben wird. Wie diese konkret ausgestaltet sein muss, sollten Unternehmen dringend mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller abklären. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob zum Betrieb dieser Cloud-TSE noch weitergehende Maßnahmen im Unternehmen selbst (z. B. Aufrüstung der Kassenhardware mit TPM 2.0-Modulen) erforderlich sind.
War es Ihnen nicht möglich, bis Ablauf der von den Landesfinanzverwaltungen gesetzten Nichtbeanstandungsfrist am 31. März 2021
• eine zertifizierte Cloud-TSE zu implementieren und die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Anwenderumgebung umzusetzen,
sollte dringend mit dem steuerlichen Berater über eine Antragstellung nach § 148 AO beraten werden.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) stimmt derzeit mit den Verbänden einen Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 AO ab. Dieser sieht Anpassungen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bei Cloud-Lösungen vor.